AI 能幫上忙的，
其實是這些日常工作。
我們整理了六種中小企業最常見的情境。每一種都用同一套方法：AI 負責讀懂與整理，規則負責確定的事，人負責拍板。選一個看看。
AI 客服訊息分流與回覆草稿
現在：LINE、Facebook、Instagram 的訊息分散在不同後台，同樣的問題一天回幾十次，真正緊急的客訴反而被淹沒。
導入後：所有訊息進同一個收件匣，AI 先分類、標出急件、擬好回覆草稿；同仁只要確認、修改、送出。
- 收件LINE、Facebook、Instagram 的訊息自動集中，不用在三個後台之間切換。
- AI 分類AI 判斷每則訊息在問什麼、急不急，貼上「預約」「物流」「發票」「客訴」標籤。看不懂的訊息直接轉人工。
- 帶資料規則接手做確定的事：查訂單狀態、找預約空檔、套用標準回覆。規則能處理的，就不交給 AI 猜。
- LINE 卡片急件整理成 LINE 智慧卡片，分享到客服群組。誰按「我來處理」就由誰負責，回覆草稿也已備好，不再有人漏接。
- 留紀錄回覆後自動記錄類型與處理狀態，每週看得到客人最常問什麼，常見問題可以再補進範本。
小芳 分享了一張卡片
- 客戶
- 林小姐
- 訂單
- A1029・延誤 1 天
- 回覆草稿
- 已備好，待確認
✓ 阿哲 按了「我來處理」
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
AI 報價需求整理與訂單建立
現在：詢價從 Email、LINE、電話筆記進來，業務要逐字整理、查價格、套報價單。忙季時，報價永遠在排隊。
導入後：AI 從信件和訊息擷取需求、標出缺漏，系統依價格表算好報價草稿；業務只要確認條件就能寄出。
- 收件客戶的需求寫在一封很長的信裡，重點散在各段落。
- AI 擷取AI 把人數、品項、預算、地點整理成欄位。沒寫清楚的日期不亂填，標成待確認。
- 自動計價系統依照你的價格表與計價規則帶入單價，算錯的機率比手抄低得多。
- LINE 卡片報價草稿整理成 LINE 智慧卡片，分享到業務群組。主管按「核准」就能寄出，不用打開電腦也能放行；折扣與條件仍由人決定。
- 追蹤報價寄出後自動建立案件，三天沒回覆就提醒業務追蹤。
您好，我們 12 月尾牙預計 150 人，
需要餐盒（葷素都要）和場地佈置，
預算抓 15 萬左右，地點在新北板橋。
想先看兩種方案，謝謝！ —— 行政部 張小姐
Kevin 分享了一張卡片
- 方案 A
- NT$113,000
- 計價
- 依價格表・無例外
- 待確認
- 活動日期
✓ 經理 已核准，報價單寄出
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
AI 企業知識助理：SOP 與產品資料查詢
現在：新人什麼都要問資深同事，SOP 散在雲端資料夾和群組記事本，問到的版本還不一定是最新的。
導入後：同仁用一句話提問，AI 從公司文件找答案並附上出處；權限之外的文件看不到，答不出來的問題轉給負責人補文件。
- 提問不用知道文件在哪，用平常講話的方式問就好。
- 找資料系統找到相關段落，過期的舊版規範直接排除，不會混進答案。
- 權限依職務過濾文件，門市人員看不到財務與人事資料。
- 回答卡片AI 整理成好懂的回答並標出出處，做成 LINE 智慧卡片；需要的話一鍵分享到門市群組，大家看到的是同一份答案。
- 持續補強助理答不出來時不硬掰，問題轉給文件負責人補上，知識庫越用越完整。
小美 分享了一張卡片
- 條件
- 7 天內・配件齊全
- 流程
- 填退貨單＋店長簽核
- 出處
- 退換貨規範 v3.2 §2.1
✓ 店長 按了「有幫助」
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
AI 會議紀錄整理與待辦追蹤
現在：開完會沒人想寫紀錄，決議記在各自的筆記裡。兩週後，沒人記得誰答應要做什麼。
導入後：AI 從錄音逐字稿整理決議與待辦，對應負責人與期限；確認後寄給與會者、建立任務，到期前自動提醒。
- 逐字稿一小時的會議，變成可以搜尋的逐字稿。
- AI 摘要AI 把對話整理成三類，還沒定案的事不會被寫成決議。
- 分派依發言內容對應負責人，期限沒講清楚就標出來問。
- LINE 卡片主持人確認摘要後，待辦整理成 LINE 智慧卡片分享到專案群組。每個人按「我知道了」，誰還沒看一目了然。
- 追蹤任務建立在你們原本用的工具裡，到期前提醒、逾期通知主管。
阿哲：官網改版下週要先給客戶看初稿……
Joyce：那素材我週四前整理好給你。
經理：預算的部分我再跟財務確認，
活動日期先暫定 11/30。
經理 分享了一張卡片
- 整理素材
- Joyce・10/24
- 官網初稿
- 阿哲・10/28
- 預算確認
- 經理・待定
✓ 3／5 人已確認
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
自動化營運報表與數據異常提醒
現在：每週一早上，有人花半天從 POS、Excel、後台複製貼上做週報。數字出問題時，通常已經是下個月的事。
導入後：資料自動彙整、清理，用統計方法找出異常，AI 用白話寫成摘要；週報準時送到，異常當週就知道。
- 彙整POS、會員、庫存表各自為政的資料，每天自動同步到同一處。
- 清理門市代碼不一致、重複訂單、缺值，先清乾淨再算，數字才可信。
- 偵測和過去同期比較，超出正常波動才提醒，不會每天亂響。
- AI 解讀AI 把數字變化寫成一段話，原因的推測標明需要人確認。
- LINE 卡片週一早上，營運摘要做成 LINE 智慧卡片分享到店長群組；異常的門市直接按「回報原因」，不用再一個個打電話問。
永和店本週營收比近 8 週平均低約兩成，下滑集中在午餐時段。可能原因需店長確認（例如周邊施工或人力調整）。
區經理 分享了一張卡片
- 整體
- 與近 8 週持平
- 異常
- 永和店・午餐時段
- 待辦
- 請店長回報原因
✓ 永和店長 已回報原因
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
預約、派工與排程自動化
現在：預約靠電話和 LINE 一則一則喬時間，班表改一次要通知五個人，臨時取消的空檔永遠補不回來。
導入後：AI 讀懂口語預約，系統比對服務時長與人員空檔，提出可行時段；確認後自動提醒，取消時通知候補。
- 預約客人不用填表單，像平常一樣傳訊息就好。
- AI 理解AI 整理出要做什麼、想約什麼時候、指定誰，並推估需要的時間。
- 排程系統比對 Amy 的班表與服務時長，排不下的時段不會被推薦。
- LINE 卡片櫃台確認後，把預約整理成 LINE 智慧卡片分享到客人私訊。客人按「確認預約」就完成，特殊需求仍由店內判斷。
- 提醒前一天自動提醒，有人取消就通知候補名單，空檔有機會補回來。
店長 Amy 分享了一張卡片
- 時間
- 10/29（三）18:00
- 設計師
- Amy
- 預估
- 約 2.5 小時
✓ 王小姐 已確認預約
＊示意畫面，人名與數字皆為虛構範例。
找到最像你的那一種。
每個情境頁都有完整流程、分工方式，以及開始前需要準備的資料。
AI 客服訊息分流與回覆草稿
LINE、Facebook、Instagram 的訊息分散在不同後台，同樣的問題一天回幾十次，真正緊急的客訴反而被淹沒。
看這個情境怎麼做 ↗
AI 報價需求整理與訂單建立
詢價從 Email、LINE、電話筆記進來，業務要逐字整理、查價格、套報價單。忙季時，報價永遠在排隊。
看這個情境怎麼做 ↗
AI 企業知識助理：SOP 與產品資料查詢
新人什麼都要問資深同事，SOP 散在雲端資料夾和群組記事本，問到的版本還不一定是最新的。
看這個情境怎麼做 ↗
AI 會議紀錄整理與待辦追蹤
開完會沒人想寫紀錄，決議記在各自的筆記裡。兩週後，沒人記得誰答應要做什麼。
看這個情境怎麼做 ↗
自動化營運報表與數據異常提醒
每週一早上，有人花半天從 POS、Excel、後台複製貼上做週報。數字出問題時，通常已經是下個月的事。
看這個情境怎麼做 ↗
預約、派工與排程自動化
預約靠電話和 LINE 一則一則喬時間，班表改一次要通知五個人，臨時取消的空檔永遠補不回來。
看這個情境怎麼做 ↗